Riunioni di lavoro Italian style


In Italia le riunioni di lavoro si sprecano. E’ questo un indice di efficienza? Dipende naturalmente da come si fanno. Ecco alcuni suggerimenti per organizzare riunioni con stile tutto italiano. Provare per credere. Volete organizzarne una? Dall’esperienza pluriennale e l’osservazione quotidiana, è stato possibile stilare il decalogo di come organizzare una perfetta riunione di lavoro in puro Italian Style, soprattutto quando se ne potrebbe fare a meno. Eccolo:

  1. Verificate che non ci sia un’alternativa migliore. Se la risposta alla domanda, perché “ci riuniamo’?”, è “perché ci riuniamo tutti i lunedì mattina”, continuate a farlo.
  2. Non scrivete un’agenda per la riunione, ma  nel caso l’aveste fatto  non condividetela con i partecipanti prima che la riunione cominci; evitate di fare cenno a quello che si spera di ottenere dalla discussione.
  3. Fate in modo che  il numero dei partecipanti sia il più elevato possibile. Una riunione può servire a qualcosa se vi partecipano sei persone, al massimo dieci persone, dunque esagerate!
  4. Non incaricate nessuno di prendere nota delle cose dette in riunione, evitate che ci sia qualcuno che riassuma in un memorandum per inviarlo successivamente ai partecipanti. Non fatelo mai!
  5. Incoraggiate il sistema di interventi tipo “tavola rotonda”, in cui tutti i presenti prendono la parola uno alla volta per riferire quello che stanno facendo. Significa che, in ogni momento della riunione, tutti i partecipanti meno uno che parla non hanno niente da fare e possono dedicarsi alle telefonate con il cellulare. Tutti ve ne saranno immensamente grati.
  6. Cominciate la riunione in ritardo e non rispettate i tempi, andate oltre l’ora prefissata anzi non prefissate nemmeno l’ora di conclusione della riunione, lasciate tutto nel vago…
  7. A meno di clamorose emergenze, non fatela mai durare meno di due ore (anche quattro).
  8. Concedete ai partecipanti la possibilità di prendersi qualche distrazione, dunque telefonini e blackberries sempre accesi,  fate finta di non vedere se chi è seduto davanti a un computer controlla ogni due minuti le e-mail.
  9. Assegnate ai  partecipanti sempre gli stessi posti: cambiare sedia e posizione contribuisce a mantenere un po’ più viva l’attenzione, questo non ve lo potete permettere.
  10. Non concentratevi in modo esagerato su quello che viene detto. Sembra un suggerimento banale, ma la tentazione di pensare ad altro stimola la creatività.
E se proprio uno non riesce a distrarsi, usate il tempo della riunione per verificare le spese del vostro condominio. Almeno ne uscirete più innervositi al punto giusto per sfogarvi poi con i colleghi o con la vostra segretaria. Almeno la riunione non sarà stata uno spreco totale

PS: caso mai a qualcuno fossero sorti dubbi può sempre decidere di non rispettare le regole, proprio come farebbe qualche mio amico o amica inguaribilmente ... British  :-)




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